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沧州市人民政府办公室关于印发《公文运转工作标准》的通知各县（市、区）人民政府，渤海新区、开发区、高新区管委会，市政府各部门、各相关单位：   为进一步规范公文运转程序，提高机关公文处理工作的质量和效率，遵照《河北省党政机关公文处理工作实施细则》和《沧州市人民政府工作规则》，经研究，特制定市政府办公室《公文运转工作标准》，请认真学习并遵照执行。                      沧州市人民政府办公室                               2016年3月14日沧州市人民政府办公室公文运转工作标准 1、目的 本着实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则做好文电办理工作，实现公文办理科学化、规范化、标准化。2、依据和适用范围2.1本标准依据《河北省党政机关公文处理工作实施细则》（冀发【2013】13号文）和沧州市人民政府工作规则（沧政字【2014】22号文）制定。2.2适用于市政府办公室公文运转工作。3、职责由市政府办公室文秘科和办公室各相关局、办、科室负责做好公文运转工作。4、收文办理程序对上级、同级、下级等机关以及各方送达的正式文件按此规定办理。收文办理流程如下：签收登记-初审-分办-呈批（呈阅）-转办-催办-办结4、1签收登记4.1.1文秘科专人对来文进行签收，网上来文每天至少签收四次，纸质文件根据来文情况即时签收；4.1.2上级（国务院、省政府、市委）来文、机要件、保密件、同级（省政府部门）通过传真来文，由机要室负责签收登记运转；4.1.3通过邮寄收文、下级来文由文秘科负责签收登记运转；4.1.4签收时逐件清点，重要公文逐页检查，并注明签收时间，发现问题及时向来文机关查询，并采取相应处理措施；4.1.5签收完毕的公文半个工作日内在办公室协同办公平台完成登记工作，登记要素包括来文单位、收文时间、来文字号、文件标题、密级、缓急时限、件数、收文编号等，做到逐项详细登记；4.1.6值班期间收文，按值班程序办理，并在下一个工作日及时通知文秘科或机要室做好登记。4.2初审4.2.1对上级公文认真研读，准确理解和把握公文的内容与要求；4.2.2对无隶属关系的单位来文，了解清楚来文意图和需办理事项；4.2.3对下级报送的公文，按以下要求进行审核：a、文件内容符合国家法律法规、上级有关文件精神，能够完整准确体现发文机关意图；b、所提政策措施和办法切实可行，决定事项在本机关职权范围内；c、行文理由充分，行文依据准确，报请印发或转发的政策性、规范性文件，同时报送起草说明；d、公文内容涉及其他部门职能的，已充分征求意见；e、行文规则正确，无越级行文、党政不分、多头报送现象；f、文种使用规范，无生造文种、请示与报告不分、请示内容“一文多事”现象；g、公文格式要素齐全，符合《国家党政机关公文格式标准》（GB/T9704-2012，以下简称《标准》）要求；h、通过政府协同办公平台报送。4.2.4对不符合行文规范的下级来文，退回来文单位并说明理由。4.3分办电子公文即时通过协同办公平台送办公室分管副秘书长签署拟办意见派发分办。纸质公文一天分两次送办公室分管副秘书长签署拟办意见派发分办，紧急公文即时办理。4.4呈批（呈阅）4.4.1各类纸质来文以文件夹呈送主管副秘书长签批，紧急文件、涉密文件使用红色文件夹呈送；4.4.2通过协同办公平台呈送的电子文件按流程签批，逐步完善网上签批流程；4.4.3上级和平级来文传阅件由上往下传，有时间限制需要及时办理的，可同时分呈相关科室提前做好准备工作（保密件除外）。下级来文由下往上传；4.4.4掌握公文送签（传阅）的进度和去向，避免漏传、误传和延误；4.4.5控制公文传阅周期，呈批件、呈阅件要在1个工作日内送一位领导签批完毕，如领导不在，可根据实际情况合理调整传阅时序；4.4.6各位市长签批完毕需办结退回的公文，由各综合科室加盖领导印章后及时退回机要室；4.4.7确保传阅公文安全保密，不得随意扩大或缩小范围。4.5转办4.5.1紧急文件通过协同办公平台、传真等快捷方式转办，并及时查看确认对方签收情况。一般文件通过机要交换形式转办；4.5.2涉密文件通知有关单位派专人取回，并进行登记；4.5.3在领导签批后半个工作日内转办完毕。4.6催办催办及时，转办文件只涉及一个副市长分管的单位或部门一般由对应科室直接催办；涉及两个或两个以上副市长分管事项，由文秘科进行催办。承办单位应在三个工作日内反馈办理意见，三个工作日不反馈视为无意见。4.7办结各类公文经分办-呈批（呈阅）-转办-催办-办结后，应当及时将办理过程和办理情况进行登记，注明办结。5、发文办理程序发文按行文隶属关系和职权范围分为上行文和下行文及平行文。发文办理流程如下：拟稿-送签-复核-登记编号-确定发文范围-打印-分发； 5.1拟稿5.1.1发文确有必要；5.1.2文稿内容符合国家法律、法规和有关规定，体现政策性和权威性，与上级文件和现有文件精神相衔接；5.1.3体现领导意图，对推动工作有较强的指导意义；5.1.4具有较强的针对性和实效性，符合当前工作实际，所提措施明确，具有可操作性；5.1.5文稿观点明确，条理清楚，文字精练，标点正确；5.1.6由下级部门代拟的公文由承办科室负责把关修改。5.2 送签5.2.1由拟稿科室通过办公室协同办公平台在一个工作日内送分管秘书长审核完毕。5.2.2由分管秘书长审核的文稿挂沧州市人民政府办公室制发和信息公开笺，送相关市长签批；5.2.3及时掌握公文送签的进度和去向，根据实际情况合理调整传阅次序和节奏，由综合科室提醒领导在1个工作日内签批完毕；5.2.4相关市长签批完毕后，由拟稿科室即时将领导签批意见和所拟公文派发给文秘科。5.3复核5.3.1字词准确，语法规范，标点正确；5.3.2文种准确，格式规范，符合《标准》有关要求；5.3.3在半个工作日内完成。5.4登记编号5.4.1由文秘科统一登记编号，各科室不得自行编号；5.4.2编号准确，按顺序编制，不得重号、空号；5.4.3登记信息准确完整，包括起草单位、承办科室、承办人、是否公开、密级、是否解读、标题、签发人、签发时间等；5.4.4在文稿签批完毕后当日完成。5.5确定发文范围5.5.1市长、相关副市长；秘书长、主管文秘的副秘书长、相关副秘书长；5.5.2相关县（市、区）、相关部门；文秘科、信息科、发文科室；5.5.3会议纪要参会人员；5.5.4视文件重要程度报市委、人大、政协；5.5.5按文件份数开具文印通知单。5.6打印5.6.1文头纸使用正确；5.6.2公文排版规范、美观、页面清晰、疏密适当，字迹清楚；5.6.3左侧装订，四边整齐，页数齐全，版面设计符合《标准》要求；5.6.4用印清楚端正；5.6.5纸质公文和电子公文在打印完毕当日交机要室。5.7分发5.7.1电子公文通过协同办公平台在半个工作日内分发完毕，纸质公文在1个工作日内分发完毕；5.7.2纸质文件通过文件交换站发送，文件交换站每周一、三、五确保按时开放。6、档案管理6.1以市政府和市政府办名义印制的正式公文，以纸质和电子公文两种方式存档，纸质一般存三份；6.2按年份存档，便于检索和查验；6.3政府办工作人员查验已存档文件由主管秘书长签字；外单位人员查验存档文件由所在单位出具介绍信。